De kantoortuin. Wat is dat eigenlijk?

Categorieën: laatste nieuws

Word je gek op kantoor? Het ligt niet per se aan jou (of je collega's)

 

De kantoortuin wordt volop bediscussieerd, door zowel voorstanders als tegenstanders. Grote open werkruimtes zouden de betrokkenheid vergroten en zijn daarnaast goedkoper. Maar dit gaat ten koste van de concentratie van de werknemer.

We moeten vooral niet zeggen dat de kantoortuin in alle omstandigheden een slecht idee is, vindt Ulrika Léons, GZ-psycholoog en directeur van Skils. Skils is onderdeel van Zorg van de Zaak, waar de focus ligt op psychologische hulp ter bevordering van het werkgeluk.

"Er zijn ook mensen die het wel een fijne werkplek vinden. Maar dat is erg afhankelijk van het werk dat zij moeten doen. Overleggen, bij elkaar zitten, routinematige taken uitvoeren die een kop en een staart hebben. Dat kan er goed."

De kantoortuin is in de jaren vijftig in Duitsland ontwikkeld. Het concept houdt in dat veel medewerkers, op z'n minst twaalf, in dezelfde ruimte aan het werk gaan. Het idee erachter was dat in een ruimte zonder scheidingswanden de communicatie vloeiender zou verlopen.

Ons kantoor is ook helemaal niet bedoeld voor alle taken

Het probleem is dat de kantoortuin een logistieke oplossing is geworden die onvoldoende rekening houdt met wat een werknemer nodig heeft, aldus de psycholoog.

"Niet alle taken kunnen er worden uitgevoerd. Er moet dus bewust worden gekeken wat het brein nodig heeft om die taken efficiënt en op tempo te kunnen uitvoeren, om daar vervolgens de werkomgeving naar in te richten." De discussie draait dus niet om het afschaffen van de kantoortuin, maar om het beter gebruikmaken van de kennis van het brein bij de inrichting ervan, vindt Léons.

“Onze aandacht wordt gekaapt door alles wat er om ons heen gebeurt.”

Ulrika Léons

In 2016 vroeg Oxford Economics aan twaalfhonderd managers en medewerkers in verschillende landen en branches om hun mening over de kantoortuin. Waar 53 procent van de medewerkers vindt dat er te veel geluid is in een open werkomgeving als de kantoortuin, deelt maar 35 procent van de managers deze mening.

Ook vindt 63 procent van de managers dat ze de juiste middelen ter beschikking stellen om aan afleiding te kunnen ontkomen. Van de medewerkers is 41 procent het met deze stelling eens.

Aandacht is gekaapt

De kantoortuin vraagt van zowel de werkgever als werknemer toewijding en discipline. "Het vraagt om een andere omgang met de technologie van nu. Onze aandacht wordt gekaapt door alles wat er om ons heen gebeurt, door onze telefoons en internet. We hebben er geen regie meer over." Maar het roept ook afkeer op, aldus Léons, "dus er komt vast ook weer een omslag."

Ook geluid speelt een grote rol in deze kwestie. In de werkomgeving waar regelmatig gecommuniceerd moet worden, mag het geluidsniveau niet hoger liggen dan 35 decibel, schrijft Arbo-online. Het gepraat van mensen in een grote ruimte, kan tot veel overlast leiden. Ook als dit niet tot 35 decibel komt.

“Ook als mensen fluisteren, kan dat juist de aandacht trekken.”

Ulrika Léons

De twee belangrijkste aandachtsvervuilers zijn visuele en auditieve prikkels, legt Léons uit. "Bij visuele interruptie loopt er bijvoorbeeld iemand langs, gebaart iemand iets of vraagt iemand of je koffie wil. Bij auditieve interruptie zijn er bijvoorbeeld piepjes te horen, ringtones of appgeluiden of wordt er veel gepraat."

Het gaat overigens niet altijd om geklets, benadrukt Léons. "Ook als mensen fluisteren, kan dat juist de aandacht trekken." Het brein wordt afgeleid door geluiden die niet natuurlijk zijn in die situatie, of waarvan we niet kunnen inschatten wanneer ze ophouden. "Het is dus niet heel zwart-wit."

Hogere opbrengsten

De voordelen van de kantoortuin staan volop ter discussie. Het kan immers ook een voordeel zijn dat deze werkplek goedkoper is, vindt Léons.

"Bedrijven moeten blijven draaien en als de kantoortuin voor hogere opbrengsten zorgt, dan gooi je zoiets niet zomaar overboord. Maar goedkoop kan ook duurkoop zijn, we maken immers meer fouten als er veel afleiding is." Zorg daarom wel voor een geluidsomgeving die goed te managen is, aldus Léons. "Anders is het alsof je frisdrank en snoep voor iemand neerzet en vervolgens verwacht dat die persoon ervan afblijft."

Mensen moeten zelf de discipline opbrengen om weerstand te bieden. "Om niet de hele tijd je telefoon te checken, of online te gaan. Dat zijn zelfgekozen onderbrekingen en die moet iedereen zelf managen." Die prikkels moeten we filteren als we ook nog taken willen uitvoeren op een werkdag. "Als we ons de hele tijd blootstellen aan verschillende informatiebronnen, moet je telkens je aandacht verleggen en je weer bewust op je taak focussen. Dat kost veel energie en meer tijd."

Focus na onderbreking

Het continu switchen tussen taken en afleiding leiden ertoe dat we slordiger worden. "De juiste focus vinden na een onderbreking kan tot wel 25 minuten duren. En uiteindelijk raken we vermoeid van al dat geswitch."

Zorg van de Zaak deed recent zelf onderzoek onder 1.017 werkende Nederlanders. Daaruit bleek dat 63 procent meerdere keren per maand moeite heeft met concentreren op het werk. Zo'n 26 procent ervaart dit wekelijks.

“Uiteindelijk raken we vermoeid van al dat geswitch.”

Ulrika Léons

De populariteit van mindfulness en yoga ziet Léons dan ook als bewijs van de drukte en afleiding. "We zoeken cursussen in verstilling. Voorheen waren er momenten van verveling, waarin je brein even tot rust kwam. Nu moeten we tijd vrijmaken of afdwingen om te niksen. Om te ontfocussen."

Het brein heeft elke negentig minuten een pauze nodig, zegt Léons. "Al is het maar tien minuten. De boog kan niet altijd gespannen staan. Het brein heeft het soms nodig dat je even niet focust."

Door: NU.nl/Meike Bergwerff | Beeld: 123RF

Reageer

CAPTCHA ImageNieuwe codeSpeel de code af
Auteur
Nu.nl
Publicatie datum
19-11-2018 8:35
Deel dit artiekel
toggle Vragen? Chat met ons!STEL JE VRAAG
Consultant toggle
send

Sorry

Op dit moment is er niemand online. Laat je gegevens hier achter, dan nemen wij contact op.

Bedankt

Bedankt voor de informatie, we nemen snel contact met je op.
LEF Recruitment gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.
Close